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Escritório Open Space: Conceito e Vantagens

| Julia Marques • 06/07/21

A ideia de um escritório Open Space visa integrar as equipes, proporcionando um ambiente moderno e mais unificado.

Dessa forma, permite valorizar a colaboração e aumenta o conforto no ambiente de trabalho.

Além disso, o clima menos formal pode fomentar a união dos colaboradores e transmitir uma sensação mais democrática.

Mas, para que o espaço atinja o seu propósito, alguns pontos devem ser considerados.

Acompanhe o texto e se informe sobre esse novo conceito.

O que é um escritório Open Space?

O termo “Open Space” pode ser entendido como um espaço aberto.

E a ideia central do conceito é recriar um ambiente que une produtividade e modernidade em vista da melhoria das atividades tanto do ponto de vista pessoal quanto do profissional.

Além disso, o escritório Open Space possui características marcantes: espaços abertos e sem divisórias ou paredes.

O ambiente tende a ser mais igualitário, o que contribui para potencializar a produtividade.

Portanto, é um meio de tornar um espaço corporativo mais colaborativo e que ofereça benefícios evidentes para a empresa e também para os colaboradores.

Essa integração permite também criar maior proximidade com os clientes e fornecedores. Assim, entendem as dinâmicas do trabalho e contribuem para elevar a credibilidade da empresa.

Aliás, a tendência de escritórios Open Space atende empresas de todos os tamanhos. Cada vez mais podemos ver a implementação do conceito desde pequenas corporações até as multinacionais.

Vantagens de um escritório Open Space

Os espaços que aderem a essa tendência, os colaboradores buscam se unir para realizarem projetos e tomar decisões.

Por isso, os custos com climatização e iluminação tendem a diminuir, além de permitir o compartilhamento de itens como telefones, impressoras e até artigos de papelaria com mais pessoas.

E a união desses fatores podem auxiliar no surgimento de novas ideias e fortalecer os laços entre os colaboradores, oferecendo destaque aos cargos de liderança.

Separamos alguns benefícios da aplicação do conceito de Open Space nas empresas, confira:

Produtividade e senso de união

Com menos barreiras físicas entre os colaboradores, a equipe pode se concentrar em um único ambiente para que as diferenças entre os setores sejam reduzidas.

Um escritório Open Space proporciona mais liberdade para expressar novas ideias, em especial, aqueles que se sentiam mais acanhados.

Assim, os líderes podem analisar profundamente o modo de operação da empresa, criando uma percepção mais apurada de alguns pontos que, até então, não eram vistos com facilidade.

Dessa forma, prioriza-se a coletividade, em que todos da equipe podem tomar decisões mais eficientes e rápidas, permitindo que cada colaborador se desenvolva em conjunto com os demais, evitando a competição entre os setores.

Mesmo espaço, mais economia

A implementação de um Open Space afeta o espaço físico destinado para a realização das atividades de cada colaborador.

Afinal, com menos divisórias, cria-se um ambiente mais livre e compartilhado.

Portanto, a unificação dos setores em um mesmo espaço gera organização e pode interferir diretamente no aumento da produtividade de cada pessoa, além de possibilitar maior socialização nos ambientes compartilhados, como salas de descanso e refeições.

Ambiente prático

Você já se sentiu preso(a) em um ambiente monótono e sem mudanças?

Algumas mudanças, pequenas ou grandes, são importantes para renovar o espaço. Desse modo, permite revigorar o ânimo dos trabalhadores ao apresentar um diferencial inovador para exercerem as suas atividades.

O ambiente menos formal também torna o diálogo mais simples e fluido, favorecendo a troca de ideias entre os colaboradores, que costumam ver outros indivíduos como alguém de níveis diferentes.

E para os líderes, fica mais fácil realizar análises e tomar decisões eficientes para o bem da empresa, facilitando a visão ampla da empresa e evidenciando a igualdade entre os colaboradores e também entre os processos.

Espaço compartilhado

No ambiente corporativo, é importante exercitarmos o convívio social.

Isso porque, na maioria das empresas, esse convívio acaba sendo segmentado em diversas áreas ou setores, e em cada estação de trabalho, os colaboradores são divididos.

E a ideia de separar os trabalhadores dentro dos setores se baseia na antiga ideia de focar na concentração para realizar as tarefas individuais.

Mas as empresas que buscam inovar optam por uma nova estrutura física para alocar os colaboradores, privilegiando o contato humano e a criação de novas conexões.

Por isso, o conceito de Open Space acaba sendo uma alternativa para aproximar os setores da empresa, possibilitando mais fluidez da circulação de pessoas e processos.

Além de agilizar a troca de informações em tempo real, favorece que os colaboradores atinjam seus objetivos com mais naturalidade e rapidez.

Organização e produtividade em escritórios Open Space

Esse novo ambiente pode trazer diversos benefícios para as empresas, além de gerar mudanças significativas em pontos importantes do negócio.

Durante a implementação do Open Space, o planejamento é fundamental para a execução do ambiente. 

Portanto, uma visão ampla do que acontece na empresa possibilita encontrar gargalos na operação e monitorar seus desafios atuais.

Por isso, para melhorar a produtividade da sua equipe, é preciso reduzir as distrações digitais. 

Você pode conscientizar os colaboradores acerca do impacto que cada ação pode causar no andamento das tarefas.

Principais regras de convivência em escritórios Open Space

No ambiente Open Space há a necessidade de adotar regras de conduta e organização.

Separamos algumas regras importantes de implementar no ambiente.

Realizar chamadas em tom baixo

Nas chamadas de telefone, procure manter o tom calmo para evitar incomodar os colegas ao lado.

Se preciso, procure um local mais reservado para resolver assuntos pessoais.

Já para as chamadas de vídeo, utilize fones de ouvido que permitam falar em voz baixa.

Seja tolerante

No ambiente Open Space algumas pessoas necessitam de silêncio para realizar as suas tarefas com atenção. Já outras gostam de conversar enquanto realizam o trabalho. 

Por isso, preste atenção ao seu redor e observe quando for o momento de realizar alguma intervenção com os colegas.

Organize o seu espaço

No dia a dia reserve poucos minutos para organizar a sua mesa.

Essa organização deve se tornar um hábito para auxiliar a manter o ambiente mais harmônico e sem bagunças.

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