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Metodologia 5S: Como aplicar na prática?

| Julia Marques • 06/04/21

Desenvolvida no Japão, a metodologia 5S é um programa de gestão da qualidade que busca aperfeiçoar fatores de organização, limpeza e padronização dentro de uma empresa.

Para isso, essa metodologia utiliza princípios que visem a melhoria e maior qualidade nos processos humanos, para alcançar a excelência e crescimento empresarial.

Assim, o principal benefício de implementar os 5S está em desenvolver a capacidade de se adaptar nas diversas realidades. Dessa forma, é utilizado como plano estratégico para que a empresa apresente melhorias com foco na qualidade.

A metodologia envolve as palavras japonesas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

Quer entender melhor sobre a metodologia 5S? Confira nosso artigo!

Origem dos 5S

Como já mencionado, a metodologia 5S se desenvolveu no Japão após a Segunda Guerra Mundial. Por isso, o objetivo era reestruturar o país através da reorganização as empresas e indústrias.

Entretanto, no período, muitos princípios de controle e qualidade americanos acabaram sendo aperfeiçoados no país, impulsionando no desenvolvimento das indústrias. Dessa forma, o Total Quality Control, ou Qualidade no Estilo Japonês, se estabeleceu, consistindo na gerência dos processos, visando a qualidade dos produtos.

Assim, devido a facilidade de aplicação e simplicidade, essa metodologia acabou se expandindo por outras indústrias e países, em que o objetivo era evitar maiores desperdícios em função dos efeitos da guerra.

Atualmente, a metodologia também permite ser aplicada em diversos ambientes, sendo útil também no contexto pessoal e profissional.

O que é 5S?

A metodologia dos 5S consiste em ferramentas que auxiliam na qualidade empresarial.

Portanto, a sua origem tem como base os cinco “sensos” de limpeza e organização da cultura japonesa. Para facilitar a compreensão destes termos, explicamos cada um. Entenda o significado dos termos: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. 

SEIRI

O primeiro S está relacionado ao uso consciente e eficiente dos materiais e recursos. Ou seja, é organizar as ferramentas realmente necessárias para a realização de determinadas atividades.

Por isso, esse S é denominado Senso de Utilização. Dessa forma, o objetivo é refletir sobre os hábitos e até o acúmulo de objetos não necessários.

Além disso, o foco está no combate às distrações visando a maior produtividade e concentração de todos os colaboradores da empresa ou no ambiente pessoal.

Vantagens da utilização

  • Eliminação de dados ultrapassados;
  • Liberação de espaço;
  • Eliminação de materiais, equipamentos e ferramentas fora de uso.

SEITON

Após definir o que é realmente necessário e útil, é momento de organizar seus materiais.

Assim, o segundo S da metodologia, consiste no Senso de Organização. Por isso, o objetivo aqui é manter mesas e arquivos organizados, senão, ao contrário, isso se tornaria inútil, certo?

Além disso, manter organização no trabalho é importante, garantindo economia de tempo ao facilitar no momento de encontrar os materiais básicos, focando no que realmente importa.

Portanto, mantenha a organização antes de iniciar seus trabalhos.

Vantagens da utilização

  • Economia de tempo ao encontrar ferramentas ou equipamentos;
  • Melhoria do fluxo das pessoas e materiais;
  • Diminuição de acidentes e movimentações desnecessárias.

SEISO

O terceiro S diz respeito ao Senso de Limpeza que todos os colaboradores devem ter, seja com os materiais de trabalho, tanto com o local em que se realiza a atividade.

Dessa forma, isso desperta maior responsabilidade individual, afinal, o local de trabalho também é sua responsabilidade. E não cuidar bem desse ambiente, pode afetar a sua produtividade.

Além disso, esse senso abrange o relacionamento interpessoal, com respeito e honestidade, logo, trabalhar em um local propício e limpo, aumenta o bem estar e a sua disposição durante as atividades. E isso reflete até na qualidade da entrega.

Vantagens da utilização

  • Melhoria do local de trabalho;
  • Proteção e satisfação ao trabalhar em um local limpo;
  • Segurança e controle sobre os equipamentos de trabalho.

SEIKETSU

Para garantir que a metodologia seja assimilada e incorporada na rotina, é preciso que os processos anteriores sejam seguidos e aplicados corretamente.

Portanto, o Senso de Padronização e Saúde busca oferecer um padrão de cores, iluminação e processos alinhados com a higiene pessoal e do ambiente de trabalho, verificando se há problemas que possam afetar ou interferir na saúde e produtividade dos colaboradores.

É possível utilizar ferramentas que auxiliem nessa etapa e assegurem que os processos sejam cumpridos e a produtividade a mais alta. Por isso, um método complementar é a chamada metodologia ágil, dividindo as atividades e facilitando o trabalho.

Vantagens da utilização

  • Melhoria do local de trabalho;
  • Equilíbrio mental e físico;
  • Ampliação das condições de segurança.

SHITSUKE

Por fim e não menos importante. O último S diz respeito ao Senso de Disciplina e Autodisciplina, ou seja, quais os sentimentos gerados pela metodologia 5S.

Logo, esse é o momento de ver a transformação dos hábitos que foram gerados. E isso requer disciplina e tempo para realmente sentir o efeito das mudanças. Além disso, é preciso de momentos para avaliar o feedback dos impactados pelas mudanças. Dessa forma, é possível trocar experiências e compreender o real efeito da metodologia.

E um passo importante para evidenciar as mudanças é reconhecer os erros, tanto pessoais, quanto profissionais. Ao identificar falhas, tenha consciência de que para evoluir, precisamos de disciplina.

Vantagens da utilização

  • Melhoria nas relações interpessoais;
  • Valorização do ser humano;
  • Cumprimento dos processos com foco na qualidade.

Por que implantar a Metodologia 5S?

A metodologia 5S é responsável por auxiliar e melhorar os processos de uma organização, contribuindo para uma boa relação entre os colaboradores. Por isso, sua aplicação é simples e pode ser implementada sem dificuldades.

Assim, mais do que aplicar os conceitos de cada S, a metodologia exige atenção e comprometimento da empresa.

Além disso, os resultados obtidos podem ser eficazes para o ambiente de trabalho e também para o comportamento dos colaboradores, aumentando a produtividade.

Entenda abaixo como aplicar um controle de atividades otimizado com foco na eliminação do desperdício.

3 Passos para aplicar a metodologia 5S

Após compreender os 5S da metodologia, é preciso entender como aplicar os conceitos na sua empresa. Acompanhe abaixo.

Comissão

O primeiro passo é escolher colaboradores para serem os guardiões de cada S.

Por isso, identifique quem possui influência sobre as equipes e capacite-os. Assim, o objetivo é demonstrar aos demais as vantagens da metodologia, evidenciando as boas práticas. A criação dessa comissão deve identificar os problemas da empresa e, com base nos 5S, realizar análises de corrigir as falhas.

Implementação

A implementação é um trabalho realizado em conjunto com a comissão e também com os gestores.

Isso porque a comissão permite que as etapas sejam cumpridas de acordo com o planejado e os gestores forneçam as condições para que a metodologia seja efetivamente aplicada.

Dessa forma, é necessário que haja uma mobilização coletiva para que a metodologia faça sentido. E, para expor a importância dos 5S, uma boa apresentação a todos é uma alternativa interessante, mostrando os ganhos pessoais e profissionais, como aumento da produtividade e empoderamento.

Avaliação

Após implementar a metodologia 5S, é preciso acompanhar como será colocada em prática e assim medir os resultados obtidos.

Diversos métodos de avaliação podem funcionar, opte pelo que a sua empresa consiga realizar com certa frequência. Lembre-se: é preciso monitorar os processos o tempo inteiro.

Logo, isso acabará se tornando um hábito, otimizando processos e tempo de trabalho, o que irá contribuir para a produtividade dos colaboradores.

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